Los errores fiscales más frecuentes en una asociación cannábica y cómo evitarlos

La mayoría de las incidencias fiscales que afectan a una asociación cannábica no tienen su origen en un fraude deliberado ni en la intención de ocultar información a la Administración.

En nuestra experiencia, los problemas suelen aparecer por un motivo mucho más sencillo: el desconocimiento de las obligaciones fiscales que afectan a este tipo de entidades.

Es habitual que una asociación comience su actividad centrándose en la constitución, la búsqueda del local, los estatutos, la organización interna o la captación de socios. Mientras tanto, la contabilidad, la fiscalidad y las obligaciones tributarias quedan relegadas a un segundo plano.

El inconveniente es que estos pequeños descuidos rara vez permanecen aislados. Una contabilidad incompleta suele ir acompañada de errores en el IVA, omisiones en el Impuesto sobre Sociedades, obligaciones censales desactualizadas o retenciones que nunca llegaron a practicarse.

Con el paso del tiempo, estas incidencias pueden desembocar en requerimientos de la Agencia Tributaria, inspecciones o procedimientos sancionadores.

A continuación analizamos los errores que encontramos con mayor frecuencia cuando revisamos la documentación fiscal de asociaciones cannábicas.

Error nº 1. Pensar que una asociación no tiene obligaciones fiscales

Es, probablemente, el error más extendido.

Muchas personas creen que, por tratarse de una asociación sin ánimo de lucro, la entidad queda automáticamente exenta de cumplir obligaciones tributarias.

La realidad es distinta.

Las asociaciones pueden estar obligadas a llevar contabilidad, presentar declaraciones tributarias, practicar retenciones, mantener actualizada su situación censal o conservar determinada documentación económica.

La ausencia de ánimo de lucro no elimina estas obligaciones.

Simplemente condiciona el régimen fiscal aplicable.

Error nº 2. No llevar una contabilidad actualizada

Otra situación muy frecuente consiste en reconstruir la contabilidad meses después de producirse las operaciones.

Cuando esto ocurre suelen aparecer:

• facturas extraviadas;
• ingresos sin identificar;
• diferencias de caja;
• movimientos bancarios difíciles de justificar;
• gastos sin documentación.

Una contabilidad actualizada no solo facilita la gestión de la asociación.

También constituye una de las principales herramientas para demostrar la transparencia económica de la entidad.

Si quieres conocer cómo debe organizarse correctamente la gestión económica del club, consulta nuestro artículo «La contabilidad de una asociación cannábica: cómo debe llevarse correctamente».

Error nº 3. Registrar todos los ingresos como cuotas de socios

Es habitual encontrar asociaciones que contabilizan prácticamente todos sus ingresos bajo un único concepto denominado «cuotas».

Sin embargo, desde el punto de vista tributario, no basta con asignar una determinada denominación a una operación.

La Administración analizará siempre cuál es la verdadera naturaleza económica del ingreso.

Clasificar incorrectamente las operaciones puede afectar al tratamiento del IVA, al Impuesto sobre Sociedades e incluso a la coherencia general de la contabilidad.

Por ello, resulta recomendable identificar correctamente el origen de cada ingreso desde el momento en que se produce.

Error nº 4. Dar por hecho que nunca existe obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades

Muchas asociaciones creen que este impuesto solo afecta a las empresas.

No es así.

Las asociaciones también son contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y deberán analizar cada ejercicio si existe obligación de presentar la correspondiente declaración.

La existencia del régimen de entidades parcialmente exentas no significa que todas las asociaciones queden automáticamente excluidas de esta obligación.

Cada caso debe estudiarse individualmente.

Error nº 5. Ignorar el tratamiento del IVA

Otra idea muy extendida consiste en pensar que todas las asociaciones están automáticamente exentas del IVA.

La realidad es mucho más compleja.

La obligación de presentar este impuesto dependerá del análisis de las operaciones realizadas por la entidad y de la normativa aplicable a cada una de ellas.

Tomar decisiones generales sin revisar la actividad concreta de la asociación suele generar problemas cuando la Agencia Tributaria analiza posteriormente la documentación económica.

Error nº 6. Olvidar las retenciones fiscales

Muchas asociaciones cumplen correctamente con el IVA y el Impuesto sobre Sociedades, pero olvidan otra obligación igualmente importante: las retenciones.

Cuando existen trabajadores, determinados profesionales o alquileres sujetos a retención, la asociación puede convertirse en retenedora frente a la Agencia Tributaria.

No practicar correctamente estas retenciones constituye uno de los errores más habituales que encontramos.

Error nº 7. No actualizar el Modelo 036

Algunas asociaciones presentan el Modelo 036 únicamente cuando se constituyen.

A partir de ese momento nunca vuelven a revisar su situación censal.

Sin embargo, durante la vida de la entidad pueden producirse numerosos cambios:

• nuevo presidente;
• cambio de domicilio;
• nuevas actividades;
• nuevas obligaciones fiscales;
• modificaciones en la representación legal.

Si estos cambios no se comunican correctamente, la información que posee la Agencia Tributaria dejará de coincidir con la realidad de la asociación.

Error nº 8. No revisar las notificaciones electrónicas

Actualmente las asociaciones se relacionan con la Administración principalmente por medios electrónicos.

Aun así, muchas entidades:

• dejan caducar el certificado digital;
• desconocen quién tiene acceso a las notificaciones;
• no revisan periódicamente la Dirección Electrónica Habilitada.

Cuando esto ocurre, pueden transcurrir plazos importantes sin que la asociación llegue siquiera a conocer la existencia de un requerimiento.

Error nº 9. Utilizar cuentas bancarias personales

Todavía encontramos asociaciones que gestionan toda su actividad económica utilizando la cuenta bancaria del presidente, del tesorero o de otro miembro de la Junta Directiva.

Esta práctica genera numerosos problemas:

• dificulta la contabilidad;
• impide diferenciar el patrimonio personal del patrimonio de la asociación;
• complica las inspecciones;
• obliga a justificar movimientos que realmente pertenecen a la entidad.

Toda asociación debería disponer de una cuenta bancaria propia.

Error nº 10. Buscar asesoramiento cuando ya existe un requerimiento

Muchas asociaciones solicitan ayuda únicamente cuando reciben una notificación de la Agencia Tributaria.

Sin embargo, en ese momento los errores ya se han producido.

La mejor estrategia consiste en revisar periódicamente la situación fiscal de la entidad antes de que aparezca una comprobación administrativa.

Una revisión preventiva suele permitir corregir pequeñas incidencias antes de que se transformen en sanciones o procedimientos más complejos.

Todos estos errores tienen algo en común

Aunque cada uno de ellos afecta a una obligación distinta, todos comparten un mismo origen.

La falta de planificación.

Una asociación que mantiene su contabilidad actualizada, revisa periódicamente sus obligaciones tributarias y conserva correctamente su documentación económica reduce de forma muy significativa el riesgo de conflictos con la Agencia Tributaria.

Por ello, resulta aconsejable analizar conjuntamente la contabilidad, el IVA, el Impuesto sobre Sociedades, las retenciones y las obligaciones censales, en lugar de estudiar cada materia de forma aislada.

Conclusión

La mayoría de los problemas fiscales de una asociación cannábica pueden prevenirse mediante una adecuada organización documental y una revisión periódica de sus obligaciones tributarias.

No se trata únicamente de presentar impuestos.

También es necesario mantener una contabilidad ordenada, comunicar correctamente los cambios a la Agencia Tributaria, conservar toda la documentación económica y revisar periódicamente que la situación fiscal de la entidad continúa siendo correcta.

En THC Abogados realizamos auditorías preventivas para asociaciones cannábicas con el objetivo de detectar este tipo de incidencias antes de que den lugar a requerimientos, inspecciones o procedimientos sancionadores. En muchas ocasiones, corregir un pequeño error a tiempo evita importantes consecuencias económicas y jurídicas.

📖 Este artículo forma parte de nuestra Guía Jurídica de los Clubes Sociales de Cannabis. Si quieres conocer todas las obligaciones legales, fiscales y administrativas que afectan a una asociación cannábica, consulta nuestra Guía Jurídica de los Clubes Sociales de Cannabis, donde analizamos de forma práctica cada uno de los aspectos esenciales para gestionar una asociación con mayores garantías jurídicas.