Inspecciones de Hacienda en asociaciones cannábicas: cómo prepararse y qué documentación puede solicitar la Agencia Tributaria

Introducción

Recibir una comunicación de la Agencia Tributaria suele generar preocupación en cualquier asociación cannábica.

Con frecuencia, la primera reacción es pensar que la inspección responde necesariamente a una irregularidad o que la Administración ya ha llegado a la conclusión de que existe un incumplimiento fiscal.

Sin embargo, no siempre es así.

La Agencia Tributaria puede iniciar actuaciones de comprobación por muy distintos motivos. Algunas responden a campañas generales de control, otras derivan del cruce de información entre diferentes declaraciones y, en ocasiones, simplemente pretenden verificar que la documentación presentada resulta coherente con la actividad desarrollada por la entidad.

Lo verdaderamente importante no es únicamente el motivo por el que comienza la actuación administrativa.

La diferencia suele encontrarse en el grado de preparación de la asociación.

Una entidad que mantiene su contabilidad actualizada, conserva correctamente la documentación y cumple de forma ordenada sus obligaciones fiscales afrontará cualquier comprobación con muchas más garantías que otra que intenta reconstruir años de actividad cuando ya ha recibido el requerimiento.

Prepararse para una inspección no significa esperar a que llegue.

Significa trabajar correctamente desde el primer día.

¿Puede Hacienda inspeccionar una asociación cannábica?

Sí.

Las asociaciones sin ánimo de lucro también pueden ser objeto de actuaciones de comprobación por parte de la Agencia Tributaria.

El hecho de no perseguir beneficios económicos no impide que la Administración verifique el correcto cumplimiento de las obligaciones tributarias de la entidad.

La inspección puede centrarse en muy distintos aspectos.

Por ejemplo:

• la contabilidad;
• las declaraciones tributarias;
• el IVA;
• el Impuesto sobre Sociedades;
• las retenciones;
• las obligaciones censales;
• la documentación justificativa de ingresos y gastos.

Cada procedimiento tendrá un alcance diferente.

Por ello resulta importante leer detenidamente cualquier requerimiento recibido antes de preparar la documentación.

¿Cómo suele iniciarse una comprobación tributaria?

En la mayoría de los casos, la asociación recibe una comunicación oficial de la Agencia Tributaria.

En ella se identifica:

• el procedimiento iniciado;
• el período objeto de revisión;
• la documentación que debe aportarse;
• el plazo concedido para atender el requerimiento.

No todas las actuaciones tienen la misma intensidad.

Algunas consisten únicamente en solicitar determinada documentación.

Otras implican una revisión mucho más amplia de la situación tributaria de la entidad.

Precisamente por ello resulta aconsejable no responder de forma automática sin revisar previamente el contenido del requerimiento.

¿Qué documentación puede solicitar la Agencia Tributaria?

La documentación dependerá del objeto concreto de la comprobación.

No obstante, entre los documentos que con mayor frecuencia pueden solicitarse se encuentran:

• libros contables;
• extractos bancarios;
• facturas emitidas y recibidas;
• justificantes de pago;
• contratos de alquiler;
• contratos laborales;
• nóminas;
• declaraciones tributarias;
• libros de actas;
• inventario de bienes;
• documentación relativa a la actividad desarrollada.

Por este motivo resulta recomendable conservar toda la documentación económica de forma ordenada y fácilmente localizable.

Intentar reconstruir la información cuando ya existe un requerimiento suele dificultar considerablemente la defensa de la asociación.

La importancia de que la contabilidad esté preparada antes de la inspección

Uno de los primeros aspectos que suele analizar cualquier comprobación tributaria es la coherencia de la contabilidad.

La Agencia Tributaria puede comparar la información contenida en:

• los libros contables;
• las declaraciones fiscales;
• los movimientos bancarios;
• las facturas;
• la documentación justificativa.

Cuando toda esta información resulta coherente, la revisión suele desarrollarse con mayor normalidad.

Por el contrario, diferencias continuas entre la contabilidad y la documentación justificativa suelen dar lugar a nuevas solicitudes de información.

Una contabilidad ordenada constituye, por tanto, una de las principales herramientas de defensa de la asociación.

¿Qué errores detecta con mayor frecuencia la Agencia Tributaria?

Nuestra experiencia demuestra que determinadas incidencias aparecen de forma recurrente.

Entre ellas destacan:

• contabilidad incompleta;
• documentación económica desordenada;
• ingresos insuficientemente identificados;
• gastos sin factura;
• diferencias entre la caja y la cuenta bancaria;
• obligaciones censales desactualizadas;
• retenciones no practicadas;
• declaraciones tributarias incoherentes.

En muchas ocasiones estos errores no aparecen aislados.

Cuando la asociación presenta varios de ellos simultáneamente, la comprobación suele complicarse considerablemente.

Derechos de la asociación durante una inspección

La existencia de una comprobación tributaria no significa que la asociación carezca de derechos.

La entidad puede conocer:

• el alcance de las actuaciones;
• la documentación que se solicita;
• los plazos concedidos;
• el motivo de determinadas actuaciones administrativas.

Además, podrá formular las alegaciones que considere oportunas y aportar toda la documentación que estime relevante para defender su posición.

Precisamente por ello resulta recomendable preparar cuidadosamente cada respuesta antes de remitir documentación a la Administración.

¿Qué ocurre si Hacienda detecta irregularidades?

Las consecuencias dependerán de la naturaleza de las incidencias detectadas.

No todas las irregularidades producen los mismos efectos.

En función de cada caso pueden iniciarse procedimientos destinados a:

• regularizar la situación tributaria;
• exigir el ingreso de cantidades pendientes;
• liquidar intereses;
• imponer sanciones cuando legalmente proceda.

Precisamente por ello resulta mucho más eficaz corregir las deficiencias antes de que aparezca una inspección que intentar justificarlas cuando el procedimiento ya se encuentra en marcha.

Cómo prepararse antes de recibir un requerimiento

La mejor defensa frente a una inspección comienza mucho antes de recibir la primera notificación.

Resulta recomendable comprobar periódicamente:

• que la contabilidad está actualizada;
• que las declaraciones tributarias son coherentes;
• que las facturas se encuentran correctamente archivadas;
• que las obligaciones censales permanecen actualizadas;
• que la documentación bancaria coincide con la contabilidad;
• que las retenciones se han practicado correctamente;
• que el certificado digital continúa vigente;
• que las notificaciones electrónicas se revisan periódicamente.

Estas comprobaciones preventivas reducen considerablemente el riesgo de incidencias posteriores.

Una inspección no debería ser el momento de organizar la asociación

Uno de los errores más frecuentes consiste en esperar a recibir un requerimiento para comenzar a ordenar la documentación.

Cuando esto ocurre suelen aparecer:

• facturas que no se encuentran;
• diferencias contables;
• justificantes incompletos;
• documentación bancaria desordenada;
• contratos sin localizar.

La preparación documental debe realizarse durante el funcionamiento ordinario de la asociación.

No cuando ya existe un procedimiento abierto.

Conclusión

Las inspecciones de Hacienda forman parte de las facultades de control de la Agencia Tributaria y pueden afectar también a las asociaciones cannábicas.

Sin embargo, una comprobación tributaria no debe afrontarse con improvisación.

La mejor forma de reducir riesgos consiste en mantener una contabilidad ordenada, conservar correctamente toda la documentación económica y revisar periódicamente el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la entidad.

En THC Abogados ayudamos a asociaciones cannábicas a preparar auditorías preventivas, revisar su documentación y corregir posibles incidencias antes de que una comprobación administrativa pueda convertirse en un procedimiento de mayor complejidad. Una adecuada planificación suele ser la mejor herramienta para afrontar cualquier inspección con mayores garantías.

Preguntas frecuentes

¿Puede Hacienda inspeccionar una asociación sin ánimo de lucro?

Sí. Las asociaciones también pueden ser objeto de actuaciones de comprobación por parte de la Agencia Tributaria para verificar el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.

¿Qué documentación suele solicitar Hacienda durante una inspección?

Dependerá del procedimiento, pero habitualmente puede solicitar libros contables, facturas, extractos bancarios, declaraciones tributarias, contratos, nóminas y otros documentos relacionados con la actividad de la asociación.

¿Es obligatorio entregar toda la documentación que solicita la Agencia Tributaria?

La asociación debe atender los requerimientos conforme a la normativa aplicable. Antes de aportar documentación resulta aconsejable revisar cuidadosamente el alcance de la solicitud y preparar la respuesta de forma adecuada.

¿Qué ocurre si la contabilidad de la asociación está desactualizada?

Una contabilidad incompleta puede dificultar la justificación de ingresos y gastos, generar nuevas solicitudes de información y complicar la defensa de la asociación durante una comprobación tributaria.

¿Cómo puede prepararse una asociación antes de una inspección?

La mejor forma de prepararse consiste en mantener actualizada la contabilidad, conservar correctamente toda la documentación económica, revisar las obligaciones tributarias y comprobar periódicamente que la información comunicada a la Agencia Tributaria continúa siendo correcta.

📖 Este artículo forma parte de nuestra Guía Jurídica de los Clubes Sociales de Cannabis. Si quieres conocer todas las obligaciones legales, fiscales y administrativas que afectan a una asociación cannábica, consulta nuestra Guía Jurídica de los Clubes Sociales de Cannabis, donde analizamos de forma práctica la creación, gestión, fiscalidad y defensa jurídica de este tipo de entidades.