La responsabilidad del presidente y de la junta directiva: qué riesgos asumen realmente

Aceptar un cargo dentro de la junta directiva de una asociación cannábica implica asumir una importante responsabilidad. Sin embargo, es frecuente que muchas personas acepten ser presidente, secretario o tesorero pensando que se trata únicamente de un requisito formal necesario para constituir la asociación.

La realidad es muy distinta.

Los miembros de la junta directiva no son simples representantes de la entidad. Son las personas encargadas de dirigirla, garantizar su correcto funcionamiento, velar por el cumplimiento de los estatutos y adoptar las decisiones necesarias para el desarrollo de la actividad asociativa.

Precisamente por ello, cuando una asociación es objeto de una inspección o de una investigación, una parte importante de la atención suele centrarse en quienes integran sus órganos de gobierno.

Esto no significa que exista automáticamente una responsabilidad personal por el mero hecho de ocupar un cargo.

Significa que las autoridades analizarán cuál era la función desempeñada por cada miembro de la junta y cuál fue su participación real en la gestión de la asociación.

Por ese motivo, aceptar un cargo directivo nunca debería entenderse como un simple trámite administrativo.

La junta directiva no puede ser una figura decorativa

Uno de los errores más habituales consiste en crear una junta directiva únicamente para cumplir los requisitos de inscripción de la asociación.

En ocasiones, el presidente toma todas las decisiones mientras el resto de cargos apenas participa en la vida de la entidad.

Desde el punto de vista jurídico, esta situación puede generar importantes problemas.

La legislación sobre asociaciones parte de la idea de que la entidad funciona mediante órganos democráticos de gobierno.

La junta directiva debe reunirse.

Debe deliberar.

Debe adoptar acuerdos.

Debe gestionar la asociación.

Y, sobre todo, debe poder acreditar documentalmente que esas funciones se desarrollan de forma efectiva.

Cuando la asociación funciona realmente mediante una única persona y el resto de cargos son meramente testimoniales, esa circunstancia puede proyectar una imagen muy distinta a la que reflejan los estatutos.

Cada cargo tiene funciones concretas

Aunque los estatutos de cada asociación pueden establecer una organización diferente, lo habitual es que existan, al menos, tres figuras principales.

El presidente representa legalmente a la asociación y dirige su funcionamiento general.

El secretario custodia la documentación de la entidad, redacta las actas, certifica los acuerdos adoptados y garantiza la correcta conservación de los libros y archivos.

El tesorero supervisa la gestión económica, controla los ingresos y gastos y colabora en la elaboración de las cuentas de la asociación.

A estos cargos pueden añadirse vicepresidentes, vocales u otros responsables cuando los estatutos así lo prevean.

Lo verdaderamente importante no es el nombre del cargo.

Lo importante es que las funciones atribuidas a cada uno se desarrollen realmente.

Las decisiones importantes deben quedar documentadas

Una asociación correctamente organizada no basa su funcionamiento en conversaciones informales o acuerdos verbales.

Las decisiones relevantes deberían quedar reflejadas documentalmente.

Por ejemplo:

• La admisión o expulsión de socios.
• La aprobación de presupuestos.
• Las modificaciones del reglamento interno.
• Los cambios en la organización de la asociación.
• La aprobación de las cuentas anuales.
• La renovación de cargos.
• La convocatoria de asambleas.
• Las decisiones económicas relevantes.

Todo ello permite reconstruir posteriormente cómo funcionaba realmente la entidad.

Cuando estas decisiones nunca aparecen documentadas, resulta mucho más complicado explicar el proceso seguido por la asociación para adoptar determinadas medidas.

La responsabilidad depende de cada caso concreto

Una de las preguntas que más recibimos es la siguiente:

¿Puede responder personalmente el presidente por todo lo que ocurre dentro de la asociación?

La respuesta es sencilla:

No siempre.

En nuestro ordenamiento jurídico no existe una regla que establezca que el presidente responde automáticamente de cualquier actuación realizada dentro de la asociación.

Como ocurre en cualquier procedimiento, será necesario analizar las circunstancias concretas del caso.

Los tribunales valorarán cuestiones como:

• Las funciones que realmente desempeñaba cada persona.
• Las decisiones que adoptó.
• Su grado de intervención.
• El conocimiento que tenía de los hechos investigados.
• La organización interna de la asociación.
• La participación del resto de miembros de la junta.

Por ello, las afirmaciones absolutas suelen conducir a errores.

Ni el presidente responde siempre de todo.

Ni el resto de cargos quedan automáticamente exentos de cualquier responsabilidad.

Cada situación exige un análisis individualizado.

Una buena organización protege a toda la junta directiva

Cuando la gestión interna de una asociación está correctamente organizada, la posición jurídica de todos sus órganos de gobierno mejora considerablemente.

No porque desaparezcan los riesgos.

Sino porque resulta mucho más sencillo acreditar cómo se adoptaban las decisiones y cuál era el funcionamiento real de la entidad.

Una junta directiva que celebra reuniones periódicas, aprueba acuerdos, mantiene actualizada su documentación y distribuye adecuadamente las funciones transmite una imagen muy diferente a otra en la que toda la actividad depende de una única persona.

La organización interna constituye, por tanto, uno de los principales elementos de protección jurídica de cualquier asociación.

La importancia de la continuidad

Otro error frecuente consiste en pensar que el trabajo de la junta directiva termina una vez constituida la asociación.

En realidad ocurre exactamente lo contrario.

La gestión de una asociación exige un seguimiento continuo.

Deben celebrarse asambleas.

Actualizarse los libros.

Renovarse los cargos cuando corresponda.

Aprobarse las cuentas.

Resolver las incidencias que puedan surgir.

Revisarse periódicamente el cumplimiento de los estatutos.

Y adaptar el funcionamiento de la entidad cuando sea necesario.

Una asociación correctamente gestionada no es aquella que dispone de una buena documentación inicial.

Es aquella que mantiene esa documentación viva y coherente con la realidad durante toda su existencia.

El asesoramiento jurídico no debe comenzar cuando aparece el problema

Muchas asociaciones buscan ayuda jurídica únicamente después de recibir una inspección policial o una notificación administrativa.

Sin embargo, gran parte de los problemas podrían evitarse mediante una revisión preventiva de la organización interna.

En nuestra experiencia, es mucho más sencillo corregir una deficiencia documental antes de que exista un procedimiento abierto que intentar justificar posteriormente por qué determinados documentos nunca llegaron a elaborarse o por qué determinadas decisiones nunca fueron formalizadas.

La prevención no garantiza que una asociación vaya a quedar al margen de cualquier actuación administrativa o penal.

Pero sí permite afrontar cualquier procedimiento desde una posición mucho más sólida.

La responsabilidad también implica conocer la normativa

Aceptar un cargo en la junta directiva supone asumir determinadas obligaciones.

Por ello, resulta recomendable que quienes dirigen una asociación conozcan, al menos, los aspectos esenciales de la normativa aplicable.

No se trata de convertirse en expertos en Derecho.

Se trata de comprender cuáles son las obligaciones básicas derivadas del cargo y cuándo resulta conveniente solicitar asesoramiento especializado.

En muchas ocasiones, los mayores problemas no aparecen por actuaciones deliberadas.

Surgen simplemente por desconocimiento.

Y el desconocimiento rara vez constituye una buena herramienta de defensa.

Dirigir una asociación implica mucho más que representarla

Con frecuencia existe la idea de que el presidente o los miembros de la junta únicamente representan formalmente a la entidad.

La realidad es muy distinta.

Dirigir una asociación significa adoptar decisiones.

Supervisar su funcionamiento.

Garantizar el cumplimiento de los estatutos.

Velar por la correcta administración de los recursos.

Convocar los órganos de gobierno.

Resolver conflictos internos.

Y procurar que toda la actividad desarrollada por la entidad sea coherente con sus fines asociativos.

Por ello, el verdadero valor de una junta directiva no reside únicamente en cumplir un requisito formal.

Reside en dirigir la asociación con criterios de organización, transparencia y responsabilidad.

Conclusión

Una junta directiva correctamente organizada constituye uno de los pilares fundamentales de cualquier asociación cannábica.

No porque elimine los riesgos jurídicos.

Sino porque permite demostrar que la entidad funciona realmente como una asociación y no como una estructura improvisada.

Las decisiones colegiadas, la documentación actualizada, la distribución efectiva de funciones y una gestión transparente no son simples formalidades.

Son elementos que ayudan a explicar el funcionamiento de la asociación cuando resulta necesario hacerlo ante la Administración o ante los tribunales.

Precisamente por ello, la mejor forma de proteger a quienes integran la junta directiva no consiste únicamente en reaccionar cuando aparece un problema.

Consiste en construir, desde el primer día, una organización sólida, coherente y jurídicamente bien estructurada.

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