Los errores que con más frecuencia comprometen la posición jurídica de una asociación
Después de constituir más de 250 asociaciones y defender numerosos procedimientos administrativos y penales, hemos comprobado que la mayoría de los problemas se repiten. En este artículo recopilamos los errores que con más frecuencia comprometen la posición jurídica de una asociación cannábica y que, en muchos casos, podrían evitarse con una revisión preventiva.
Llegados a este punto conviene insistir en una idea que consideramos esencial.
En la práctica, los problemas jurídicos de una asociación rara vez aparecen por un único motivo.
Lo habitual es que las investigaciones comiencen tras apreciarse una acumulación de circunstancias que, valoradas conjuntamente, generan dudas sobre el verdadero funcionamiento de la entidad.
Precisamente por ello, una asociación correctamente constituida también puede verse inmersa en un procedimiento administrativo o penal si determinados aspectos de su organización resultan incoherentes con la finalidad asociativa que declara perseguir.
La experiencia demuestra que, en muchas ocasiones, no son los grandes errores los que más perjudican a una asociación.
Son los pequeños detalles.
Aquellos aspectos que parecen insignificantes cuando se analizan de forma aislada, pero que, unidos entre sí, terminan proyectando una imagen completamente distinta del funcionamiento real de la entidad.
A continuación analizamos algunos de los errores que con mayor frecuencia observamos cuando revisamos asociaciones o estudiamos procedimientos administrativos y penales relacionados con clubes sociales de cannabis.
Error nº 1. Pensar que la inscripción de la asociación es suficiente
Es uno de los errores más extendidos.
Muchas personas creen que, una vez obtenida la inscripción en el Registro de Asociaciones, la actividad queda automáticamente amparada por la Administración.
No es así.
La inscripción únicamente acredita la existencia jurídica de la asociación.
No constituye una autorización administrativa para desarrollar cualquier actividad relacionada con el cannabis ni impide futuras inspecciones o investigaciones.
Una asociación correctamente inscrita puede ser objeto de actuaciones policiales si su funcionamiento plantea dudas desde el punto de vista administrativo o penal.
Error nº 2. Copiar documentación sin adaptarla a la realidad de la asociación
En internet es posible encontrar numerosos modelos de estatutos, reglamentos internos, actas o formularios.
El problema no reside en utilizar modelos como punto de partida.
El verdadero riesgo aparece cuando toda la documentación ha sido copiada sin reflejar el funcionamiento real de la entidad.
Las contradicciones entre los documentos y la práctica diaria suelen detectarse con relativa facilidad.
Y cuando aparecen, afectan directamente a la credibilidad de la asociación.
La documentación debe explicar cómo funciona la asociación.
Nunca debe intentar construir una realidad que no existe.
Error nº 3. Descuidar la vida asociativa
Una asociación no se limita a disponer de unos estatutos y un CIF.
Debe existir una auténtica actividad asociativa.
Asambleas.
Reuniones de la junta.
Acuerdos.
Participación de los socios.
Información.
Convocatorias.
Cuando toda esa actividad desaparece y la asociación funciona únicamente como un lugar al que las personas acuden para obtener cannabis, resulta mucho más difícil justificar que existe un verdadero proyecto asociativo.
La vida interna de la entidad constituye uno de los elementos que mejor reflejan su naturaleza.
Error nº 4. No mantener actualizada la documentación
Con frecuencia encontramos asociaciones cuyos estatutos están correctamente redactados, pero cuya documentación dejó de actualizarse hace varios años.
Juntas directivas que nunca renovaron sus cargos.
Libros de socios incompletos.
Actas inexistentes.
Registros desactualizados.
El problema no suele ser únicamente documental.
La falta de actualización transmite la sensación de que la organización interna ha dejado de funcionar con normalidad.
Error nº 5. Confundir una asociación con un establecimiento abierto al público
La naturaleza jurídica de una asociación resulta incompatible con determinadas prácticas propias de un negocio abierto al público.
Por ello, aspectos como la captación indiscriminada de nuevos socios, el acceso inmediato de cualquier persona interesada o determinadas campañas de publicidad pueden ser interpretados de forma muy distinta a como sucede en una actividad comercial ordinaria.
Cada asociación debe analizar cuidadosamente sus procedimientos de admisión y su política de comunicación para asegurarse de que son coherentes con su naturaleza asociativa.
Error nº 6. No poder explicar cómo funciona realmente la asociación
En muchas inspecciones aparece una circunstancia llamativa.
Los miembros de la junta ofrecen explicaciones diferentes sobre cuestiones esenciales.
Cada uno describe un procedimiento distinto.
Nadie sabe exactamente cómo se toman las decisiones.
No existe un criterio uniforme.
Esta falta de coherencia suele perjudicar enormemente la imagen de la entidad.
Una asociación correctamente organizada debería poder explicar con claridad aspectos como:
- cómo se admiten los socios;
- cómo se adoptan los acuerdos;
- cómo se organiza internamente;
- qué funciones desempeña cada órgano.
Cuando ni siquiera los responsables conocen esos procedimientos, resulta difícil transmitir una imagen de organización.
Error nº 7. Pensar únicamente en la defensa cuando aparece un problema
Otro error muy habitual consiste en buscar asesoramiento jurídico únicamente después de una intervención policial o de una denuncia administrativa.
Sin embargo, muchas de las decisiones que condicionarán esa futura defensa ya se habrán tomado mucho antes.
La organización documental.
La forma de gestionar la asociación.
Las decisiones adoptadas por la junta.
La existencia de protocolos internos.
Todo ello puede influir de forma relevante cuando posteriormente sea necesario explicar el funcionamiento de la entidad.
La prevención nunca elimina completamente los riesgos.
Pero sí permite reducir muchos de ellos.
Error nº 8. Descuidar la formación de la junta directiva
Los miembros de la junta asumen importantes responsabilidades.
Sin embargo, en muchas ocasiones desconocen completamente cuáles son sus obligaciones.
No saben cómo debe convocarse una asamblea.
No conocen el contenido de los estatutos.
Ignoran determinadas obligaciones documentales.
O simplemente reproducen prácticas heredadas de anteriores juntas sin comprobar si siguen siendo adecuadas.
La formación jurídica básica de quienes dirigen una asociación constituye una inversión mucho más útil de lo que habitualmente se piensa.
Error nº 9. Creer que todas las asociaciones funcionan igual
Cada asociación presenta características propias.
Número de socios.
Organización.
Actividad.
Local.
Sistema de gestión.
Entorno.
Pretender aplicar exactamente el mismo modelo a todas las entidades suele conducir a errores.
Las soluciones jurídicas eficaces suelen partir del análisis concreto de cada asociación y de sus circunstancias particulares.
No existen recetas universales.
Error nº 10. Confiar en mitos jurídicos
En el ámbito de las asociaciones cannábicas circulan desde hace años numerosas afirmaciones que se repiten constantemente.
«Si el club está inscrito, no pasa nada.»
«Con un reglamento interno ya estamos protegidos.»
«Si todos los socios firman un consentimiento, nunca habrá problemas.»
«Como no existe ánimo de lucro, no hay delito.»
La realidad jurídica es mucho más compleja.
Las respuestas simples rara vez funcionan en un ámbito tan cambiante como este.
Cada procedimiento exige analizar numerosos factores y valorar el conjunto de circunstancias concurrentes.
Precisamente por ello, conviene desconfiar de quienes ofrecen soluciones absolutas para cuestiones que los propios tribunales analizan caso por caso.
Lo verdaderamente importante no suele ser un único error
Existe una idea que merece ser destacada.
En muy pocas ocasiones una asociación resulta cuestionada exclusivamente por un único aspecto.
Lo más frecuente es que las autoridades valoren conjuntamente múltiples circunstancias.
Una documentación incompleta.
Una gestión económica poco clara.
Una vida asociativa inexistente.
Una deficiente organización interna.
Un sistema de admisión incoherente.
Una falta de control documental.
Cada uno de esos elementos, considerado de forma aislada, puede parecer insuficiente para extraer una conclusión.
Sin embargo, cuando todos aparecen simultáneamente, la percepción sobre el funcionamiento de la asociación cambia de forma significativa.
Por eso insistimos en una idea que atraviesa toda esta guía:
La mejor defensa de una asociación comienza mucho antes de cualquier inspección. Comienza el día en que decide organizar correctamente su funcionamiento interno.
¿Qué ocurre cuando llega una inspección?
La mayoría de los presidentes de asociaciones no temen tanto la existencia de una investigación como la incertidumbre sobre cómo actuar cuando esta se produce.
¿Puede entrar la Policía en el local?
¿Qué documentación puede solicitar?
¿Es obligatorio facilitar el acceso?
¿Qué derechos tienen los miembros de la junta directiva?
¿Qué errores deben evitarse durante una inspección?
En el siguiente apartado analizaremos, desde un punto de vista estrictamente jurídico, cómo suelen desarrollarse las inspecciones en asociaciones cannábicas y cuáles son los derechos y obligaciones de la entidad en esas situaciones.
Esta es solo una parte del marco jurídico que afecta a los clubes sociales de cannabis. Si quieres comprender cómo encaja este aspecto dentro del funcionamiento general de una asociación, te recomendamos leer nuestra Guía Jurídica de los Clubes Sociales de Cannabis, donde analizamos de forma práctica la constitución, la gestión, la fiscalidad, las licencias, los riesgos penales y administrativos y la jurisprudencia más relevante.
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